Van A tot Z compliant met de AWW-verplichtingen voor accountants
- Camille Van Houtte
- 19 nov
- 6 minuten om te lezen
Automatiseer en vereenvoudig je kantoorprocessen
De anti-witwaswetgeving (AWW) verplicht accountants tot het nemen van heel wat stappen in het kader van klantacceptatie en risicobeheer. Voor veel kantoren zijn deze taken tijdrovend, moeilijk op te volgen en onvoldoende geautomatiseerd. Dit e-book geeft jou een helder overzicht van de verplichtingen én hoe je die met de juiste tools eenvoudig compliant en efficiënt opvolgt.
Overzicht
De AWW-verplichtingen kort toegelicht
Uitdagingen voor accountants
Hoe AMLCare ondersteunt en automatiseert
Integratie met AdminPulse
Conclusie
Contacteer ons
De AWW-verplichtingen kort toegelicht
Er zijn vijf kerntaken:
Interne kantoorpolicy
Elk kantoor moet beschikken over een intern AWW-beleid waarin het beschrijft hoe het omgaat met klantenacceptatie, risicobeheer, monitoring en meldingsplicht. Hierin wordt ook het risicoprofiel van het kantoor zelf vastgelegd.
Klantidentificatie
Bij elke nieuwe klant moet een identificatie gebeuren: wie zijn de bestuurders? Wie zijn de UBO’s? Beschikken we over de nodige identiteitskaarten? Zijn er politiek prominente personen (PPP’s)? Heeft de klant banden met risicolanden?
Verificatie van gegevens
De opgegeven informatie moet getoetst worden aan publieke bronnen zoals het KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale Bank van België , sanctielijsten en politieke mandaten.
Klantacceptatie
Op basis van de verzamelde gegevens en bijkomend onderzoek wordt een risicoprofiel bepaald: standaard, hoog of (voor sommige tools ook) laag. Dit bepaalt ook de frequentie van herziening. Vervolgens wordt de klant al dan niet geaccepteerd door het kantoor.
Actualisering & permanente waakzaamheid
De verzamelde klanteninformatie dient voortdurend actueel te worden gehouden door periodieke herbeoordelingen van het klantenprofiel (minimaal jaarlijks of driejaarlijks) en voortdurende monitoring van relevante wijzigingen. Dit omvat onder meer controle op vervallen identiteitsdocumenten, wijzigingen in politieke mandaten (PEP's), toetreding tot sanctielijsten, ingang van faillissementsprocedures en negatieve mediaberichten over de betrokken klant.
Maar het blijft niet bij de bovenstaande kerntaken. Ook aanvullende verplichtingen, zoals het opstellen van jaarverslagen of het melden van atypische verrichtingen, maken integraal deel uit van het volledige AWW-verplichtingenpakket.
Uitdagingen voor accountants
De uitvoering en opvolging van de AWW-verplichtingen brengen enkele uitdagingen mee voor accountants.
Manuele processen en administratieve overlast
De AWW-wetgeving vereist een grondige klantenacceptatieprocedure (CAP), KYC-onderzoek (Know Your Customer) en voortdurende monitoring, inclusief risicobeoordelingen, identificatie van uiteindelijk begunstigden (UBO’s) of melding van verdachte handelingen.
Veel kantoren doen dit nog (gedeeltelijk) manueel, wat leidt tot:
Tijdrovend werk bij het verzamelen van documenten en (publieke) informatie;
Incorrecte opvolging, doordat verplichtingen niet tijdig worden geactualiseerd;
Hoge foutgevoeligheid, zoals bij het kopiëren van info tussen tools of documenten;
Laag draagvlak bij medewerkers, die het als extra last boven op hun kerntaken ervaren.
Gebrek aan centralisatie: gegevens verspreid over verschillende kanalen
Identificatieformulieren in Word, bijkomende communicatie met klanten via e-mail, identiteitsdocumenten opgeslagen op een fileserver en de risicobeoordeling in aparte interne tools of zelfs op papier.
Het gevolg?
Moeilijk om een volledig klantdossier op één centrale plek bij te houden en te bekijken;
Verhoogd risico op datalekken door gebrek aan controle over waar gegevens zich bevinden;
Inefficiënte samenwerking binnen het team (niet duidelijk wie wat gedaan heeft en welke verplichtingen reeds voltooid zijn);
Geen audit trail, waardoor het moeilijk wordt om achteraf te reconstrueren wat wanneer is gebeurd.
Klaarstaan voor controles
Bij een controle door de toezichthouder (bv. het ITAA of FSMA) moeten kantoren kunnen aantonen dat ze risicobeoordelingen hebben gemaakt, de KYC-verplichtingen correct en tijdig zijn nageleefd en dat er opvolging is gebeurd.
Problemen in de praktijk:
Dossiers zijn niet volledig of versnipperd, waardoor informatie ontbreekt of niet gemakkelijk teruggevonden wordt;
Geen gestructureerde logs of audit trails van acties of wijzigingen;
Te weinig standaardisatie in de risicobeoordeling en documentatie per klant;
Reactieve in plaats van proactieve aanpak bij wijzigingen of signalen.
Gebrekkige actualisatie en opvolging bij wijzigingen
AWW-compliance stopt niet na een eenmalige controle. Er is een verplichting tot voortdurende monitoring en continue waakzaamheid, bijvoorbeeld wijziging in de UBO-structuur, veranderingen in bedrijfsactiviteiten, verhoogd risicoprofiel (bv. door internationale verrichtingen, nieuwe politieke mandaten of sancties).
Zonder geautomatiseerde opvolging:
Worden wijzigingen niet of te laat opgemerkt.
Risico’s worden niet herzien volgens de nieuwe situatie.
Verplichte updates aan het klantdossier gebeuren niet tijdig, wat kan leiden tot boetes of sancties.
Medewerkers zijn niet op de hoogte, tenzij ze toevallig de klant opnieuw bekijken of de klant hen zelf op de hoogte brengt.
"Het is een continu proces dat je blijvend moet doorlopen - en dat is haast niet haalbaar zonder een toepassing die dit helpt opvolgen” - Dries Wijnen, co-founder van AMLCare.
Hoe AMLCare ondersteunt en automatiseert
De AWW-Assistent van AMLCare biedt de oplossing voor deze uitdagingen en zorgt ervoor dat de vermelde verplichtingen digitaal en geautomatiseerd kunnen worden opgevolgd binnen uw kantoor.
Interne kantoorpolicy zo opgesteld voor uw kantoor
Eenvoudige opmaak van het intern AWW-beleid volgens de ITAA standaarden, door middel van een invulbare checklist;
Afdwinging van dat kantoorbeleidop klantniveau (bv. geen klanten aanvaarden uit bepaalde sectoren);
Mogelijkheid tot opmaken van het verplichte jaarlijks activiteitenrapport en verslagen van atypische verrichtingen.
Cliëntidentificatie - de nodige gegevens eenvoudig verzameld
Identificatie via eenvoudige vragenlijst, in te vullen door de accountant óf door de klant zelf;
Verzameling van gegevens zoals UBO’s, identiteitskaarten, PPP’s, risicolanden;
Digitale handtekening door de klant voor bewijsvoering.
Verificatie volledig automatisch op basis van publieke bronnen
Geautomatiseerde controle van publieke bronnen:
KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale Bank, mandatarissendatabank
Nationale en internationale sanctie- en travel ban-lijsten
AI-ondersteunde checks op adverse media;
Generatie van een volledige PDF-rapportage per klant met datumstempel.
NIEUW! AMLCare AI Agent: Geautomatiseerde achtergrondverificatie
AMLCare heeft een intelligente AI-agent ontwikkeld die de verificatieverplichting van klanten volledig automatiseert. Net als een geavanceerde zoekmachine scant de agent systematisch externe bronnen, nieuwwebsites, bedrijfsregisters en openbare databases om relevante risico's te identificeren. Dit elimineert tijdrovende handmatige controles (zoals een manuele Google Search, opzoekingen in Companyweb, Graydon of andere systemen die dan tevens ook manueel opgeslagen moeten worden in het klantendossier) en zorgt voor consistente, compliant verificatie van elke klant. De AI agent werkt continu en waarschuwt onmiddellijk bij relevante wijzigingen in het klantenprofiel, zodat uw klantendossier altijd actueel blijft.
Klantacceptatie (CAP) en risicobeoordeling, zonder het giswerk
Stapsgewijze risicobeoordeling via begeleide vragenlijst;
Geautomatiseerde suggestie voor het risiconiveau, wat kan aanvaard of overruled worden;
Afstemming met de kantoorpolicy (vb. sectorspecifieke waarschuwingen).
Het is van belang dat u kan aantonen dat uw kantoor telkens op uniforme en op objectieve wijze tot een risicobeoordeling komt. Het volstaat dus niet om te zeggen dat een klant een laag risico heeft, maar u moet kunnen aantonen welke elementen hebben geleid tot die conclusie. Daartoe biedt AMLCare een eenvoudige vragenlijst, waar u op enkele vragen ‘ja’ of ‘nee’ kan antwoorden. Op basis daarvan suggereert de software een risiconiveau dat objectief wordt ondersteund. |
Actualisering - tijdige opvolging via automatische meldingen
AMLCare verzorgt de actualisering op verschillende vlakken:
1. Periodieke risicobeoordeling en acceptatieprocedure
Automatische e-mailherinnering naar verantwoordelijke wanneer de CAP moet worden hernieuwd;
Hergebruik van gekende gegevens, zodat hernieuwing vlot en efficiënt kan verlopen.
2. Monitoring van identiteitskaarten
Automatisch detectie en waarschuwing bij (te) vervallen ID’s;
Geautomatiseerde opvraging van geldige ID-kaarten bij klanten.
3. Permanente waakzaamheid (monitoring)
Opvolging van wijzigingen bij klanten: nieuwe mandaten, vereffening, zetelverplaatsing…;
Notificaties bij impact op risicoprofiel;
Mogelijkheid tot onmiddellijke heranalyse.
"Met AMLCare koop je niet alleen een toepassing, maar eigenlijk ook gemoedsrust. Je weet: als ik alle stappen hier doorloop, dan ben ik in orde." - Tom Deprins, AMLCare gebruiker
Integratie met AdminPulse
AMLCare is geschikt voor alle accountants en advocaten, ongeacht het CRM-systeem dat ze gebruiken, en werkt perfect als standalone tool. Dankzij de rechtstreekse koppeling met AdminPulse - marktleider in accountancy-CRM - zijn er echter heel wat voordelen voor de AdminPulse-gebruiker. Hieronder zetten we ze op een rij.
Hoe werkt die koppeling tussen AdminPulse en AMLCare precies?
AdminPulse blijft het centrale klantdossier of de kernwaarheid, terwijl AMLCare fungeert als de motor voor automatisering inzake AWW-compliance.
Dankzij een nauwe integratie zorgen we voor een vlotte en efficiënte wisselwerking tussen beide systemen.
AdminPulse → AMLCare:
Klanten uit AdminPulse worden automatisch gesynchroniseerd en toegevoegd in AMLCare.
Heel wat bedrijfs- en persoonsgegevens komen mee. Niet enkel de basisgegevens, maar ook de bestuurders en UBOs die aan bedrijven in AdminPulse gekoppeld zijn, inclusief bijbehorende gegevens én identiteitskaarten. Heb je eerder al een CAP uitgevoerd in AdminPulse? Dan nemen we ook de CAP-datum en het risiconiveau over, zodat jullie vlot kunnen verder werken vanuit de bestaande situatie.
AMLCare → AdminPulse:
Alle AWW-acties (identificatie, verificatie, CAP, actualisering,...) gebeuren in AMLCare
Documenten van afgewerkte taken worden automatisch naar AdminPulse teruggestuurd en ook de status wordt teruggeschreven naar AdminPulse: alle compliance vinkjes bovenaan het klantdossier in AdminPulse worden automatisch geüpdatet.
Waarom beide systemen?
Conclusie
Compliance hoeft geen last te zijn. Dankzij AMLCare en AdminPulse volg je efficiënt en gestructureerd de AWW- verplichtingen op. Minder fouten, meer tijdswinst en een
sterkere gemoedsrust.
Boek vandaag nog je demo en ontdek wat automatisering voor jouw kantoor kan betekenen.
Contacteer ons
Heb je nog vragen of wil je meer info over onze oplossingen? Contacteer ons!
Opmerkingen